Wie Orbit Dateien an Ihren Datensätzen ablegt (Lieferscheine, Rechnungen, Etiketten und Abliefernachweise), mit Versionsverlauf, einer Datei über verknüpfte Datensätze hinweg und Sichtbarkeit pro Dokument.
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Note
Dokumente sind die Dateien, die an Ihren Datensätzen liegen: Lieferscheine, Rechnungen, Etiketten und Abliefernachweise. Orbit hält ihren Versionsverlauf fest, zeigt dieselbe Datei überall, wo sie wichtig ist, und lässt Sie festlegen, wer welches Dokument sehen darf.
Zu jedem Job gehören Papiere: ein Lieferschein, eine Rechnung, ein Versandetikett, ein unterschriebener Abliefernachweis. In Orbit ist jedes davon ein Dokument (Document), also eine Datei, die an dem Datensatz liegt, zu dem sie gehört, sei es eine Order, ein Shipment oder eine Tour. Statt Dateien per E-Mail zu verschicken, legen Sie sie in Orbit ab. Dort bleiben sie mit dem Job verknüpft, behalten ihren Verlauf und sind nur für die Personen sichtbar, die sie sehen sollen.
Das Wichtigste:
Dateien an Datensätzen: Ein Dokument hängt an einer Order, einem Shipment oder einer Tour.
Eine Datei, viele Ansichten: Eine Datei, die auf einer Ebene verknüpft ist, erscheint automatisch auf den verknüpften Datensätzen.
Versioniert statt doppelt: Wenn Sie eine Datei ersetzen, kommt eine neue Version hinzu, und die früheren bleiben erhalten.
Sichtbarkeit pro Datei: Sie wählen, ob Shipper, Operator oder Carrier jedes Dokument sehen können.
Abliefernachweis inklusive: Die unterwegs erfassten Fotos und Unterschriften liegen ebenfalls hier.
Sie erreichen Dokumente sowohl über eine zentrale Ansicht Dokumente in Orbit MissionControl als auch über den Dokumentbereich eines einzelnen Datensatzes. Um eines hinzuzufügen, nutzen Sie Dokument hochladen oder Dokument hinzufügen und hängen es an den richtigen Datensatz. Ein Dokument ist die tatsächliche Datei: ein erzeugter Lieferschein, ein gescanntes Formular, ein Foto. Es ist nicht die Vorlage, die eine Datei erzeugt. Diese Vorlagen behandelt der Artikel Document Engine.
Orders, Shipments und Touren sind miteinander verbunden, und Dokumente folgen diesen Verbindungen. Eine Datei, die mit einer Order verknüpft ist, erscheint auch auf den Shipments dieser Order und auf deren Touren. Eine Datei, die mit einem Shipment verknüpft ist, erscheint auf seiner Order und auf seiner Tour. Orbit kennzeichnet jede dieser Stellen als dieselbe Datei an einem anderen Ort. Sie hängen ein Dokument also einmal an und sehen es überall, wo es wichtig ist, statt Duplikate abgleichen zu müssen. Ein kurzer Hinweis am Dokument sagt, wo es erscheinen wird.
Dokumente sind versioniert. Wenn sich eine Datei ändert, weil Sie sie neu hochladen oder neu erzeugen, fügt Orbit eine neue Version hinzu und behält die vorherigen, statt ein zweites Dokument anzulegen. Wenn Sie ein Dokument öffnen, sehen Sie die aktuelle Datei als Neueste Version, und der Versionsverlauf listet die früheren Versionen mit dem Namen der Person, die sie geändert hat, und dem Zeitpunkt. Um eine Datei zu ersetzen, nutzen Sie Neue Version hochladen, damit der Verlauf erhalten bleibt.
Wer einen Datensatz sehen kann, sieht nicht automatisch jede Datei darauf. Jedes Dokument hat seine eigene Zugriffskontrolle, getrennt für Shipper, Operator und Carrier. Für jede Gruppe wählen Sie Sichtbar, Versteckt oder Eingeschränkt für feinere Regeln. So können Sie zum Beispiel eine interne Kostenaufstellung auf einer Tour vor dem Carrier verbergen, während der Lieferschein auf derselben Tour sichtbar bleibt.
Der Abliefernachweis, also die Fotos und Unterschriften, die ein Fahrer (Driver) an einem Stopp (Stop) erfasst, wird ebenfalls als Dokument gespeichert, zusammen mit Lieferscheinen und Rechnungen. So können Sie ihn ansehen, herunterladen und teilen. Das Erfassen dieses Nachweises geschieht unterwegs, am Stopp, in Orbit Cockpit. Diese Seite behandelt der Artikel Stopps und Ankunftserfassung. Dieser Artikel hier geht um die Datei, sobald sie existiert: ihre Versionen, die Datensätze, mit denen sie verknüpft ist, und wer sie sehen kann.
Nachweisdateien haben eine Sichtbarkeit wie jedes andere Dokument. Standardmäßig wird ein Nachweis für den Shipper erst sichtbar, wenn das Review der Tour abgeschlossen ist. So sieht ein Kunde den fertigen, bestätigten Beleg und keinen Zwischenstand.
Spaceport Shipping Co. liefert eine Palette an ACME Ltd in Tokio. Der unterschriebene Lieferschein wird in Orbit MissionControl einmal mit der Order verknüpft und erscheint sofort als dieselbe Datei auf dem Shipment und der Tour. Als die Papiere korrigiert und neu hochgeladen werden, behält Orbit sowohl das Original als auch die neue Neueste Version im Versionsverlauf. Das Foto des Fahrers von der zugestellten Palette, aufgenommen in Orbit Cockpit, liegt als Nachweisdokument beim selben Job. Für ACME Ltd ist es sichtbar, sobald die Tour geprüft ist, und für den Carrier die ganze Zeit verborgen, weil der Operator die Sichtbarkeit dieses Dokuments so eingestellt hat.
Der Fahrer erfasst ihn am Stopp in Orbit Cockpit, und er erscheint an diesem Stopp, während die Datei selbst bei den Dokumenten des Jobs liegt. Wie Nachweise erfasst werden, steht unter Stopps und Ankunftserfassung.
Habe ich ein Duplikat, wenn ich eine Datei neu hochlade?
Nein. Neu hochladen fügt demselben Dokument eine neue Version hinzu und behält die früheren im Versionsverlauf.
Dieselbe Rechnung erscheint auf der Order und auf der Tour. Sind das zwei Dateien?
Nein. Es ist eine Datei, einmal verknüpft und auf jedem verknüpften Datensatz angezeigt. Orbit kennzeichnet sie als dasselbe Dokument an einem anderen Ort.
Kann ich ein Dokument vor einem Carrier verbergen?
Ja. Stellen Sie die Zugriffskontrolle des Dokuments für Carrier auf Versteckt und lassen Sie es für alle anderen sichtbar, die es sehen sollen.
Was ist mit Lieferscheinen und Rechnungen, die Orbit erzeugt?
Diese entstehen aus Vorlagen in der Document Engine. Das Ergebnis ist ein Dokument, das wie jede andere Datei versioniert und verknüpft wird.
